Integritetspolicy

STIFTELSEN WOMENGINEERS INTEGRITETSPOLICY

  1. INLEDNING

Stiftelsen Womengineer värnar om individens personliga integritet och är mån om att personuppgifter behandlas på ett säkert, korrekt och lagenligt sätt. Stiftelsen Womengineer har antagit denna policy i syfte att informera dig om hur vi behandlar dina personuppgifter. Om du på något vis ska lämna personuppgifter till oss på Stiftelsen Womengineer uppmanar vi dig att först läsa igenom policyn. 

  1. PERSONUPPGIFTSANSVARIG 

Stiftelsen Womengineer, organisationsnummer 802481-2268, är personuppgiftsansvarig för den personuppgiftsbehandling som beskrivs i denna policy. Har du frågor kring behandlingen om dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss på info@womengineer.org. 

  1. HUR DINA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAS 

3.1 Elevevent (t.ex. IGEday)

Vilka personer behandlar vi personuppgifter om?

Elever som anmält sig att delta på ett event som anordnas genom Stiftelsen Womengineer och anhörig till sådan elev.

Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?

Vad du heter, vilken skola du går på, din ålder, och vilket event och/eller företag du vill besöka, årskurs, e-postadress, anhörig och kontaktuppgifter till anhörig samt lärare, matpreferenser (om du uppger detta), information i kommunikation (e-post), historiklogg avseende vilka event du deltagit på. Vidare behandlas historiklogg om vilka utskick vi sänt dig och om du svarat på utvärdering/enkätundersökning (dina svar från sådan undersökning sparas inte).

Hur dina uppgifter samlats in

Uppgifterna har vi fått av dig i samband med att du anmäler dig till ett event via Stiftelsen Womengineer. 

Varför och enligt vilken rättslig grund behandlar vi dina personuppgifter? 

Samtycke

Med stöd av ditt samtycke behandlar vi personuppgifter för följande ändamål:

  • För att kunna skapa en anmälan och administrera ditt deltagande inbegripet förse företaget som du ska besöka med uppgift om ditt deltagande. 
  • För att kunna kontakta dig i frågor som rör eventet och besvara frågor från dig.
  • För att du ska kunna få lunch och fika under eventet. 
  • Efter eventet är vi intresserade att följa upp vad du tyckte om eventet och om du har valt att plugga vidare inom någon ingenjörsutbildning. Vi kommer därför att kontakta dig t.ex. genom att skicka ut en enkät som du kan besvara, men det är frivilligt. Syftet är att skapa statistik kring ovan och utvärdera om Stiftelsen Womengineer uppnår sitt mål att lika många kvinnliga som manliga ingenjörer ska utexamineras år 2030, du är därför anonym när du besvarar frågorna. 
  • För att marknadsföra Stiftelsen Womengineer verksamhet och föra statistik över vilka i vår målgrupp vi når ut till, gällande ålder och geografisk plats.

Samtycket samlar vi in i samband med att du anmäler dig till ett event.

Intresseavvägning

Om du inte ger oss ditt samtycke i samband att du anmäler dig till ett event behöver vi ändå behandla dina personuppgifter för följande ändamål och med stöd av vårt, och det företag som du ska besöka, berättigade intresse att anordna elevevent: 

  • För att kunna skapa en anmälan och administrera ditt deltagande inbegripet förse företaget som du ska besöka med uppgift om ditt deltagande. 
  • För att kunna kontakta dig i frågor som rör eventet och besvara frågor från dig.
  • För att kunna kontakta en anhörig till dig i händelse av en krissituation eller om något skulle hända dig under eventet. Det berättigade intresset är att ha en beredskap för olycksfall eller en akut/krissituation.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Uppgifter som är nödvändiga för att skapa en anmälan till ett event och administrera ditt deltagande raderas så snart eventet har genomförts. Detsamma gäller uppgifter om angiven anhörig. 

Uppgifter som vi samlat in med stöd av ditt samtycke sparar vi i fem år från det att samtycket inhämtades men du har alltid rätt att få dina uppgifter raderade.

Vem har tillgång till dina uppgifter? 

Dina uppgifter behandlas av personal hos Stiftelsen Womengineer. För att vi ska kunna uppnå ändamålet med behandlingen kommer vi att behöva lämna dina uppgifter till följande tredje parter: 

  • Det företag som du anmält dig till att besöka, 
  • Underleverantör av system, programvara och molntjänst (dessa leverantörer är personuppgiftsbiträden till oss, läs mer under punkt 5 nedan).

3.2 Övriga event och kontakter (t.ex. Womengineer day)

Vilka personer behandlar vi personuppgifter om?

De fysiska personer som anmäler sig till och deltar vid event som Stiftelsen Womengineer arrangerar eller är delaktiga i. Fysiska personer som på annat sätt kommer i kontakt med oss, exempelvis vid mässor, deltagande i undersökningar, via kommunikationskanaler, via e-post eller anmäler sig till våra nyhetsbrev.

Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?

Vad du heter, e-postadress, vilken utbildning du läser eller har läst, hur lång tid du har kvar på din utbildning (om tillämpligt), hur du hittade till eventet, information i kommunikation (brev, e-post), information som du sänder till oss, och historiklogg avseende event du deltagit vid. Vidare behandlas historiklogg om vilka utskick vi sänt dig om du svarat på utvärdering (dina svar från sådan undersökning sparas inte). 

Hur dina uppgifter samlats in

Uppgifterna har vi fått av dig.

Varför och enligt vilken rättslig grund behandlar vi dina personuppgifter? 

Event 

Om du anmäler dig till ett event som anordnas genom Stiftelsen Womengineer kommer vi att behandla dina personuppgifter för att skapa en anmälan, administrera och genomföra deltagandet och eventet samt utvärdera och följa upp hur det gick. Det inbegriper behandlar såsom att upprätta deltagarlistor, göra utskicka med information till eventet, kontakta dig i frågor som rör eventet, beställa mat, samt för att följa upp vad du tyckte om eventet. Vi kommer därför att kontakta dig t.ex. genom att skicka ut en enkät som du kan besvara, men det är frivilligt. Syftet är att samla in statistik och därför är du anonym när du besvarar frågorna. Den rättsliga grunden för administrationen av anmälan är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med anmälan. Rättslig grund för behandlingen som sker i samband med uppföljning och statistik är vårt berättigade intresse att följa upp och utveckla verksamheten. 

Vid digitala event behandlas video- och ljudupptagning om du har aktiverat din webbkamera och mikrofon. Alla deltagare på det digitala eventet kan se dig och får även del av ditt namn. Detta sker i realtid och spelas aldrig in. Syftet är att genomföra deltagandet och eventet. Den rättsliga grunden är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med din anmälan. 

Stiftelsen Womengineer behandlar även dina uppgifter för att marknadsföra vår verksamhet och föra statistik över vilka i vår målgrupp vi når ut till, gällande t.ex. ålder och geografisk plats. Den rättsliga grunden för detta är ditt samtycke. Har du inte lämnat samtycke kommer denna behandling inte att ske. 

Kommunikation i samband med förfrågningar

Om du kontaktar oss genom våra digitala kommunikationskanaler, brev eller e-post måste vi samla in och lagra personuppgifter. Syftet med behandlingen är att hantera och besvara förfrågningar relaterade till vår verksamhet, behandlingen sker på grundval av vårt berättigade intresse att besvara inkommande frågor och bedriva verksamheten. Vissa förfrågningar kan också komma att behandlas för vårt berättigade intresse att följa och visa att vi efterlever de lagar och föreskrifter som vi lyder under, exempelvis frågor som rör utövandet av registrerade rättigheter enligt dataskyddslagstiftning. 

Prenumeration på nyhetsbrev och bloggar

Stiftelsen Womengineer behandlar personuppgifter i samband med anmälan om prenumeration av våra nyhetsbrev och/eller bloggar. Behandlingen sker för att Stiftelsen Womengineer ska kunna administrera prenumerationen och skicka ut informationen. Den rättsliga grunden är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med anmälan som prenumerant.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Uppgifterna sparas i ett år efter ditt senaste deltagande. Uppgifter om matpreferens raderas dock så snart eventet har genomförts. Om du har givit samtycke till behandlingen gäller i stället den tidsperiod som du samtyckt till alternativt till dess att du återkallar ditt samtycke. 

Uppgifter i kommunikation i samband med förfrågningar sparas i regel i max tre månader. 

Personuppgifter om prenumeranter raderas vid avslutad prenumeration.

Vem har tillgång till dina uppgifter? 

Dina uppgifter behandlas av personal hos Stiftelsen Womengineer. För att vi ska kunna uppnå ändamålet med behandlingen kommer vi att behöva lämna dina uppgifter till följande tredje parter: 

  • Underleverantör av system, programvara och molntjänst (dessa leverantörer är personuppgiftsbiträden till oss, läs mer under punkt 5 ovan).

3.3 Leverantörer och samarbetspartners

Vilka personer behandlar vi personuppgifter om? 

Fysisk person som företräder eller är anställd hos en leverantör, företagskund eller samarbetspart till Stiftelsen Womengineer. 

Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?

Vi behandlar vanligen namn, kontaktuppgifter, information i kommunikation (muntlig, e-post, brev) och i avtal.

Hur dina uppgifter har samlats in

Uppgifterna har samlats in av dig själv eller din arbetsgivare.

Varför och enligt vilken rättslig grund behandlar vi dina personuppgifter? 

I samband med avtalsförhållandet mellan Stiftelsen Womengineer och din arbetsgivare/uppdragsgivare kommer vi att behandla dina personuppgifter. Det är nödvändigt för att administrera avtalsförhållandet och prestera i enlighet med det. Likaså är det nödvändigt för att Stiftelsen Womengineer ska nyttja de tjänster eller varor som köpts på åsyftat sätt. Exempelvis i syfte att motta leverans av produkterna, använda kundsupport, och hantera fakturering. Behandlingen sker på grundval av vårt berättigade intresse att kunna administrera avtalet, fullgöra våra avtalsenliga skyldigheter och tillvarata våra avtalsenliga rättigheter. 

När du företräder din arbetsgivare på ett digitalt event som anordnas av oss behandlas video- och ljudupptagning om du har aktiverat din webbkamera och mikrofon. Alla deltagare på det digitala eventet kan då se dig och får även del av ditt namn. Detta sker i realtid och spelas aldrig in. Syftet är att genomföra deltagandet och eventet. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse att fullgöra det avtal som har ingåtts mellan oss och din arbetsgivare. 

I förekommande fall kan dina personuppgifter finnas angivna på sådant underlag som vi behöver spara för bokföringsändamål. Behandlingen sker då på grundval av att det är nödvändigt för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar oss. 

I förekommande fall kan dina personuppgifter behöva behandlas för att vi ska kunna göra gällande, utreda, bemöta eller försvara oss mot ett rättsligt anspråk, exempelvis inom ramen för en tvist med din arbetsgivare. Behandlingen sker på grundval av vårt berättigade intresse att hantera och försvara rättsliga anspråk, samt tillvarata våra rättigheter som följer av lag eller avtal.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Personuppgifterna sparas så länge avtalsförhållandet mellan Stiftelsen Womengineer och din arbetsgivare/uppdragsgivare består samt som huvudregel i en tid om två år därefter. Uppgifter nödvändiga för bokföring sparas i sju år. 

Vem har tillgång till dina uppgifter? 

Uppgifterna kan vidare delas med andra leverantörer till oss om det är nödvändigt för att uppnå ändamålen, exempelvis leverantörer av system, programvara och molntjänster (IT-tjänster), samt bank och revisor. I förekommande fall kan uppgifterna lämnas ut till myndigheter och inkassobolag. De leverantörer vi köper IT-tjänster av är personuppgiftsbiträden till oss.

  1. VAR LAGRAR VI DINA PERSONUPPGIFTER? 

Som huvudregel behandlas dina personuppgifter enbart inom EU eller EES. I vissa fall kan personuppgifter lämnas ut till en sådan part som befinner sig utanför EU eller EES.  Stiftelsen Womengineer delar bara personuppgifter med företag i tredjeländer som har en adekvat skyddsnivå eller företag som genom godkända metoder anses uppnå en adekvat skyddsnivå. För närvarande använder vi en molntjänstleverantör som har säte i USA det innebär att personuppgifter, i någon form, kan behandlas i USA. För mer information om vilka säkerhetsåtgärder som vidtagits för att uppnå en adekvat skyddsnivå är du välkommen att kontakta oss. 

  1. PERSONUPPGIFTSBITRÄDEN

De personuppgiftsbiträden som anlitas får endast behandla personuppgifter i enlighet med de ändamål och instruktioner som Stiftelsen Womengineer har lämnat för behandlingen. Biträdet och de som agerar under biträdets ledning får vidare aldrig ta del av fler uppgifter än vad som krävs för utförande av den tjänst som avtalet med Stiftelsen Womengineer omfattar. När personuppgifter ska behandlas av ett personuppgiftsbiträde upprättas ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal.

  1. VAD HAR DU SOM REGISTRERAD FÖR RÄTTIGHETER? 

Rätt till tillgång 

Du har rätt att begära tillgång till de personuppgifter som vi behandlar, samt få information om bland annat ändamålen med behandlingen och vilka som mottagit personuppgifterna. Stiftelsen Womengineer kommer i egenskap av personuppgiftsansvarig att förse dig med kostnadsfri kopia på de personuppgifter som behandlas. 

Rätt till rättelse

Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få dina personuppgifter rättade eller, under vissa förutsättningar begränsade. Om du anser att Stiftelsen Womengineer behandlar personuppgifter om dig som är felaktiga eller ofullständiga kan du kräva att få dessa rättade eller kompletterade. 

Rätt till radering

Du har även rätt att få dina uppgifter raderade bland annat om de inte längre är nödvändiga för ändamålet eller om behandlingen av dem baseras på samtycke och detta har återkallats. Det kan dock finnas lagkrav, avtalsförhållande eller tvingande berättigade intressen som gör att vi inte kan radera dina personuppgifter. 

Rätt att invända 

Som registrerad har du rätt att när som helst invända mot behandling av dina personuppgifter om den lagliga grunden för behandlingen utgörs av en intresseavvägning. Du som registrerad har även rätt att när som helst invända mot behandling av dina personuppgifter om dessa behandlas för direkt marknadsföring. 

Rätt till dataportabilitet 

Som registrerad har du rätt att få ut de personuppgifter som du tillhandahållit Stiftelsen Womengineer som personuppgiftsansvarig och har rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet). Detta gäller dock under förutsättning att det är tekniskt möjligt och att behandling varit nödvändig för fullgörande av avtal. 

Rätt att lämna klagomål 

Om du är missnöjd med hur vi har behandling dina personuppgifter ber vi dig att kontakta oss. Du har även rätt att ge in ett klagomål på vår personuppgiftsbehandling till: Integritetsskyddsmyndigheten, Box 8114, 104 20 Stockholm. 

Stiftelsen Womengineer företar ingen personuppgiftsbehandling som medför automatiskt beslutsfattande, inbegripet profilering. 

  1. ANVÄNDNING AV E-POST

Observera att epost utan kryptering kan innebära risker när det gäller säkerhet och konfidentialitet. Ett epostmeddelande kan jämföras med ett vykort. Därför ber vi dig att inte ge information som du inte vill att en tredje part ska få del av. Ge aldrig känslig information eller information som kan användas för oönskade ändamål av en tredje part.

Stiftelsen Womengineer har alltid standardkryptering aktiverat för epostkommunikation men det är inte alltid tillräckligt. För det fall vi bedömer att den specifika information inte kan sändas med standardkryptering och epost kommer vi att, om möjligt, addera ytterligare kryptering, eller använda ett annat kommunikationssätt. Detsamma gäller om du invänder mot att epostkommunikation används.

  1. ÄNDRING AV POLICYN

Stiftelsen Womengineer förbehåller sig rätten att ändra och uppdatera denna policy. Vid materiella ändringar i policyn eller om befintlig information ska behandlas på annat sätt än vad som anges kommer du att informeras på lämpligt sätt. 

Övriga frågor

Har du några övriga frågor gällande behandlingen av personuppgifter, eller någon annan fråga, kan du maila oss på info@womengineer.org.